第一條 重要性及制定依據

學校及學校各部門組織的各級各類會議都關系到學院、學科、專業的發展。參加這些會議不僅是為了完成學校及學校各部門交給學院的行政任務，更是我院領導和老師了解最新科教政策、科教動态和學校改革發展動态的寶貴機會。

依據《2003网站太阳集团會議管理規定（長大辦通[2015]3号）》特制訂本辦法。

第二條 制定目的

制定本辦法的目的分為“行政管理目的”和“學院發展目的”兩類。

其中“行政管理目的”包括：

（1）領會上級教育部門和學校有關領導的指導精神；

（2）完成學校交給的參加會議、活動的任務；

（3）确保學院拿到相應的績效管理分數。

其中“學院發展目的”包括：

（1）了解學校相關政策（含科技、人事、教改、财務、學科、招就等政策）；

（2）争取學校相關資源（含科技、人事、教改、财務、學科、招就等資源）；

（3）在全院教職員工中傳播上級教育部門和學校的新政策以及改革思路；

（4）統一思想，即促進全院教職員工統一和落實有關新理念、新政策。

第三條 非會議範圍

2003网站太阳集团全體教職工大會不屬于本辦法所指的會議。

2003网站太阳集团自行組織召開的會議、活動不屬于本辦法所指的會議、活動。

個人科研、科研團隊、教學團隊組織或參加的會議、調研、講座等活動不屬于本辦法所指的會議、活動。

第四條 會議範圍

本規定所指的會議僅指學校黨政辦、紀委辦、組織統戰部、宣傳部、人事處、質評辦、教務處、科技處、計财處、招就處、研究生院、創新創業學院、鄉村振興研究院、新媒體學院、關心下一代工作委員會等部門組織的會議、講座、學習、培訓、觀摩、觀影等活動。

本辦法中的“參會”即指參加上述各類會議、活動。

第五條 參會人員範圍

2003网站太阳集团所有教職員工一律應當輪流參會。

第六條 參會人員順序及名單

2003网站太阳集团綜合辦、教科辦組織全體教職員工按姓名的首字母順序輪流參會。

全體教職員工參會一輪結束以後，下一輪又按此順序繼續參會。

第七條 參會任務減免的原則

參會任務減免的原則是“本輪減免”。

本輪不再安排某位教職員工參會，因且隻因下列兩種情況中的任意一種：

（1）被學校職能部門點名參加的：即如果某位教職員工已經被學校點名參會，那麼他（她）在本輪中就算參加過一次了，本輪中不再安排其參會；

（2）提前主動參會的：即如果某位教職員工在本輪中還未輪到他（她）參會，而且也未被學校職能部門點名參加，但他（她）對該會議的内容十分感興趣并主動報名參加，那麼其就已經完成了本輪參會任務，本輪中不再安排其參會。

第八條 經常參會人員的減免和限制

下列人員會經常被學校職能部門點名參會：

（1）學院班子成員

（2）教研室主任

上述人員已參會的，不再安排參會。

減免參會的，以一個學期為限重新進行計算。

第九條 新學期輪流參會的起點

新學期第一個輪流參會的人是按首字母順序排在上學期最後一個參會人後面的那一個人，從他（她）開始輪流安排其餘人員參會。

第十條 每次參會人數

每次參會人數根據學校及組織會議部門提出的人數配額來确定。

我院派出的參會人數隻能多，不能少。可以多的原因是有些教職員工會積極申請參加某些會議或活動，所以會超過配額，此類會議一般也允許超過配額。

如上款規定中的會議不允許超過配額，那就僅組織相應的人數參加。

第十一條 會議請假的報備

會議請假的報備分兩種情況：

（1）學院上報名單前，請假應有正當理由，須報學院綜合辦備案；

（2）學院上報名單後，請假須向組織會議的部門領導說明理由，并由該領導批準。向學校黨政部門等組織會議的部門領導請假并被批準後，請假人須将情況反饋給學院綜合辦備案。

第十二條 請假後補參會

請假人應當在下一次補參會。

第十三條 會風要求

為維護2003网站太阳集团的良好會風，我院的參會人員應

（1）不缺席，不遲到，不早退；

（2）提前10分鐘進入會場簽到，不得請人代簽或幫他人代簽；

（3）認真聽會，做好會議記錄，不做與會議無關的事；

（4）會議期間将手機設置成靜音狀态。

第十四條 會議傳達

參會人員應将該傳達的内容及時傳達給學院有關人員。

前款規定中特别重要的傳達内容，可由學院相關管理人員代為傳達；也可經2003网站太阳集团安排，由參會人員的代表在全院教職工大會上直接傳達。

第十五條 保密措施

參會人員對會議的涉密内容應當做到：

（1）不拍照；

（2）不複印紙質檔；

（3）不複制或傳播電子版；

（4）不以任何形式傳播涉密内容。

第十六條 保密責任

參會人員對會議的涉密内容負有保密責任。

如果前款規定中的參會人員是黨員，則其還應負黨員保密責任。

第十七條 洩密處分

參會人員違反保密規定，應接受相應的行政處分。

如該參會人員是中共黨員，則還應接受黨員紀律處分。

第十八條 參會績效獎懲

學院在年終二次績效分配中，對

（1）實際參會人員獎勵100元/次；

（2）安排并通知其參會，但無故不參加會議的人員扣100元/次；

（3）安排并通知其參會，但無故不參加會議，并被學校或會議組織單位在OA系統中通報批評的人員扣500元/次。

（4）學院班子成員和教研室主任也輪流參會，所以本來應當按次數給予相應的獎勵。但是由于他們參加的學校會議和活動數量太多，而學院年終二次績效中沒有那麼多錢獎勵給他們。所以學院班子成員和教研室主任不按照參會次數領取會議獎勵，隻按照每學期其他教職員工平均參加會議的次數領取獎勵。

第十九條 參會表彰鼓勵

由于本辦法第八條規定中的人員經常被點名參會，而又沒有與其參會數量相配的績效獎勵，所以應當對該類人員在精神上予以表彰和鼓勵。具體做法是：

（1）每學期末通報一次本學期參會情況，以示表彰；

（2）每年度末通報一次本年度參會情況，以示表彰。

第二十條 通知的發布人

會議通知的發布人：

（1）來自質評辦、教務處、創新創業學院、招就處的會議通知由教科辦發出，負責人為教務秘書；

（2）來自科技處、研究生院、鄉村振興研究院、新媒體學院的會議通知由教科辦發出，負責人為科研秘書；

（3）來自黨政辦、紀委辦、組織統戰部、宣傳部、人事處、計财處、關心下一代工作委員會等其他部門的通知一律由綜合辦發出，負責人為行政秘書。

第二十一條 通知内容的要求

會議通知中應包含會議名稱、具體的時間、地點，以及根據原通知的配額和《2003网站太阳集团輪流參會記錄表》列出足額的參會人員姓名。

如遇學校或有關部門發布緊急會議通知，但時間地點暫不明确，那麼在得知時間地點後，發布會議通知的負責人應在第一時間補充通知。

第二十二條 通知、提示的發布

通知應在微信群和QQ群同時發布，既保證通知的及時送達，又保證通知不被微信接龍等其他信息沖掉。

在開會之前應當發布溫馨提示。溫馨提示中應當注明時間、地點，以便于相關人員按提示的時間、地點參會。

在開會之前發布溫馨提示有兩種情況：

（1）如果會議在某天的上午，則開會之前的一天應當發布參會溫馨提示；

（2）如果會議在某天的下午，則開會的當天上午應當發布參會溫馨提示。

如果發現應該參會的人員未收到通知或未回複其可以參會，則發布會議通知的負責人須以電話的形式通知其參會。

第二十三條 參會情況的統計

參會情況統一由2003网站太阳集团綜合辦記錄，每學期末公示一次。

第二十四條 本辦法的執行技術問題

《2003网站太阳集团輪流參會記錄表》紙質版保存在2003网站太阳集团綜合辦，每學期用一張表。

《2003网站太阳集团輪流參會記錄表》掃描版同時公示在2003网站太阳集团QQ群和微信群，每學期期末的公示時間分别為：

（1）自然年上半年的公示時間為該學期第19周的周五；

（2）自然年下半年的公示時間為年終二次績效分配之前一周的周五。

《2003网站太阳集团輪流參會記錄表》見附件。

第二十五條 通過與施行

本辦法向2003网站太阳集团全體教職員工征求意見，經2003网站太阳集团黨政聯席會議通過。

本辦法自2003网站太阳集团黨政聯席會議通過次日（2021年5月12日）起施行。